6 práticas indispensáveis na hora de organizar seus pedidos de compra

13 de janeiro de 2017 / Postado por admin

Cumprir prazos e garantir um bom custo-benefício dos produtos são desafios comuns dos responsáveis em realizar os pedidos de compras dentro das empresas. Mas você sabia que com algumas práticas simples e estratégicas, é possível organizar os seus pedidos de compras de forma inteligente e assim reduzir significativamente os atrasos e erros?

Exatamente. Por mais complicado que seja o setor de compras de uma empresa, existem seis práticas consideradas indispensáveis pelos profissionais mais renomados da área, e são sobre elas que vamos falar a partir de agora.

Como fazer pedidos de compra?

Todas as informações a seguir têm como base a vasta experiência da Prenova em lidar com fornecedores e compradores localizados em todo o território nacional. Se surgirem dúvidas, não hesite em entrar em contato com um de nossos consultores.

1. Crie uma planilha de fornecedores

Criar uma planilha de fornecedores deveria ser a prioridade máxima de qualquer profissional que trabalha (ou irá trabalhar no futuro) com pedidos de compras.

Isso porque com o passar do tempo, é natural que mais informações sobre os fornecedores precisem ser organizadas e acessadas pela equipe responsável pelos pedidos de compras.

Em outras palavras, quanto melhor estiver a organização dessas informações, mais ágil e seguro será a verificação dos dados dos fornecedores e, consequentemente, menor serão as chances de erros e/ou atrasos nos pedidos de compras.

As informações que precisam ser incluídas nessa planilha irão depender das características únicas de cada negócio. Mas, de forma geral, existem algumas informações que não podem faltar:

– Nome do fornecedor;

– Responsável pelas Vendas;

– Telefone e e-mail de contato;

– Últimos pedidos;

– Observações.

2. Monitore o estoque diariamente

Monitorar o estoque todos os dias pode soar uma função custosa para muitos profissionais que, além de executar seu trabalho com a máxima qualidade, também precisam lidar com prazos “impossíveis”.

Porém, com o devido planejamento, é possível realizar o monitoramento diário do estoque de forma rápida e assertiva.

Um ótimo exemplo é através dos próprios colaboradores. A partir de um treinamento adequado e um computador conectado à internet, é possível que todas as informações do estoque sejam atualizadas por eles próprios, em tempo real (e não pelo responsável pelos pedidos de compras).

3. Antes de comprar, conheça bem a demanda de produtos

Comprar mais ou menos do necessário certamente é um dos erros mais comuns ao fazer pedidos de compras, e a razão é bem simples: falta de planejamento.

Qual será a quantidade necessária até o próximo pedido? É preciso ter uma reserva (margem de erro)? Se sim, qual? A partir de qual quantidade o dinheiro será melhor aproveitado? Qual a validade dos produtos?

Essas e muitas outras perguntas devem ser feitas pelo profissional antes de realizar os pedidos de compras, porque elas afetam diretamente a operação do negócio como um todo – inclusive do ponto de vista financeiro.

4. Comunique-se de forma clara

Da mesma forma que um e-mail bem escrito ou uma ligação eficiente pode economizar muito tempo e recurso dentro de uma empresa, realizar um pedido de compra incompleto ou complicado de entender pode resultar em vários transtornos como atrasos, incompatibilidade com a demanda, envio para endereços errados, custos extras, qualidade inferior e muito mais.

Por isso, sempre tenha em mente que uma comunicação clara e direta não é perda de tempo, e sim investimento – tanto para o profissional que será reconhecido quanto para a empresa, que não sofrerá com atrasos nem custos inesperados.

Uma outra dica importante é de sempre tomar nota de todas as informações necessárias já no primeiro contato com os fornecedores.

5. Guarde também o nome dos contatos “ruins”

Sabe aquele fornecedor que sempre entrega com atrasos ou simplesmente “some” quando você mais precisa dele? Pois é, ter uma lista que inclua todos os fornecedores como esse pode facilitar muito a tomada de decisão no futuro.

Como assim?

Vamos supor que João é um fornecedor da empresa e, através da planilha de fornecedores, você percebe que ele sempre realiza as entregas dos pedidos de compra com pelo menos 4 dias de atraso.

Apenas com essa informação você (ou o profissional responsável pelos pedidos de compra) pode realizar os pedidos com certa antecedência e assim evitar atrasos na produção da empresa.

6. Continue analisando e fazendo melhorias no processo

Por último, mas não menos importante, não podemos esquecer que toda estratégia voltada à eficiência nos pedidos de compras podem – e devem – ser analisadas periodicamente.

Como vários outros aspectos do negócio, os fornecedores e profissionais envolvidos no processo estão sempre se modificando e o que funciona para uns não irá necessariamente funcionar para todos.

Faça um relatório mensal sobre os pedidos de entrega e verifique se as medidas implantadas diminuíram ou não os erros e atrasos, veja o que deu certo e faça todos os ajustes necessários.

Se possível, trabalhe sempre com fornecedores que entendem a importância da eficiência nos pedidos de compras e no cumprimento de prazos.

Afinal, quanto mais eficientes forem as empresas fornecedoras em receber e processar os pedidos de compras enviados, maior será a qualidade e conhecimento do seu trabalho.

Viu como algumas práticas simples podem garantir os prazos e otimizar todo o setor de compras da sua empresa? Se quiser compartilhar suas experiências, aproveite o campo de comentários logo abaixo!